Dit artikel verkent de verschillende manieren om je team te onboarden: handmatig, via een Excel-upload of automatisch via je Active Directory.
1. Manueel
Stap 1: Organisatiestructuur
Begin met het correct invullen van uw organisatie-instellingen. Ga hiervoor naar het menu en selecteer "Organisatiestructuur." Klik op uw organisatie om locaties toe te voegen. Standaard wordt "niet opgegeven" weergegeven.
Voor alle locaties kunt u afdelingen aanmaken. Doe dit op dezelfde manier.
Stap 2: Medewerkers in bulk uitnodigen
Zodra u dit hebt gedaan, kunt u beginnen met het uitnodigen van medewerkers. Klik op "Gebruikers" in het menu aan de linkerkant.
Om het makkelijker te maken, kunt u rechtsboven kiezen voor "Bulk toevoegen." Begin met het selecteren van de locatie, afdeling en categorie voor uw eerste groep medewerkers. Deze selecties zijn van toepassing op alle gebruikers die u in de volgende stap toevoegt.
Klik op "Volgende" en vul vervolgens de gegevens van uw medewerkers in. Voeg alle medewerkers binnen deze groep toe.
Alle medewerkers ontvangen een uitnodiging, maar alleen degenen die hun account activeren, tellen mee voor uw licenties. Dit betekent dat u iedereen kunt uitnodigen om hen de kans te geven deel te nemen. U betaalt alleen voor actieve accounts.
Succes!
2. Via Excel
Stap 1: Download het Excel-sjabloon
Om het Excel-sjabloon te verkrijgen, ga je naar: https://admin.movetohappiness.com/users.
Klik daar op de '+'-knop aan de rechterkant van het scherm. Kies in het menu voor 'Download Excel File' om het sjabloon onmiddellijk te downloaden.
Stap 2: Het sjabloon begrijpen
Om je team succesvol te onboarden via een Excel-upload, is het belangrijk om inzicht te hebben in het sjabloon en de verplichte velden. Hieronder vind je een overzicht van elk veld in het sjabloon:
Verplichte velden in het Excel-sjabloon:
-
Email: Het werkmailadres van de medewerker.
-
FirstName: De voornaam van de medewerker.
-
Name: De achternaam van de medewerker.
-
Birthdate: De geboortedatum van de medewerker in een geldig datumformaat. Bij een ongeldige datum wordt standaard 1900-01-01 ingevuld.
-
Language: De voorkeurstaal van de medewerker. Geldige waarden: "EN", "FR", "NL". Bij een ongeldige waarde wordt "EN" als standaard gebruikt.
-
Gender: Het geslacht van de medewerker. Geldige waarden: "M", "F", "X", "U". Bij een ongeldige waarde wordt "U" als standaard gebruikt.
-
SubOrganization:
-
Voor enterprise-klanten: De naam van de suborganisatie waartoe de medewerker behoort.
-
Voor Happy Start/Happy Grow-klanten: De naam van je bedrijf.
-
-
Location: De locatie van het kantoor waar de medewerker werkt.
-
Department: De afdeling waarin de medewerker werkt.
-
Category: De arbeidscategorie van de medewerker.
Belangrijke richtlijnen voor het Excel-bestand:
⚠ Verwijder voorbeeldgebruiker: Verwijder eventuele voorbeelddata uit het sjabloon voordat je het uploadt.
⚠ Geen extra werkbladen: Het bestand mag enkel het originele werkblad bevatten. Voeg geen extra tabbladen toe.
⚠ Pas kolomkoppen niet aan: De kolomnamen moeten exact overeenkomen met die in het sjabloon. Aanpassingen kunnen fouten veroorzaken bij het uploaden.
⚠ Controleer de gegevens: Kijk alle gegevens grondig na voor je het bestand uploadt om verwerkingsfouten te vermijden.
Opmerking: Lege rijen worden niet verwerkt. Elke rij staat voor één medewerker.
Stap 3: Het Excel-bestand uploaden
Log in op het Move To Happiness Admin platform. Ga naar de gebruikerssectie: https://admin.movetohappiness.com/users
Klik op het '+'-icoon en kies “add excel”. Selecteer het Excel-bestand op je toestel.
De upload start nu op de achtergrond. De gebruikers worden aangemaakt of bijgewerkt, afhankelijk van de gegevens.
Opmerking: De Excel-uploadfunctie wordt enkel gebruikt om gebruikers toe te voegen of bij te werken. Gebruikers worden hiermee niet gearchiveerd op het platform.
Tijdens het uploadproces verschijnt er een pop-upvenster dat de voortgang van het achtergrondproces toont. Dit venster wordt om de paar seconden automatisch vernieuwd om updates te geven.
Wanneer het proces voltooid is, verschijnt er een statusbericht dat aangeeft of de operatie "COMPLETED" (voltooid) was of of er een "ERROR" (fout) optrad. Bij een fout krijg je gedetailleerde informatie zodat je het probleem snel kunt oplossen.
Alle medewerkers ontvangen een uitnodiging, maar enkel wie zijn account activeert, telt mee voor je licenties. Je kunt dus gerust iedereen uitnodigen en hen de kans geven om deel te nemen. Je betaalt alleen voor actieve accounts.
Succes!
3. Active Directory
Neem contact met ons op.